Pri diskusiách často narážam na otázku: „Ako je možné zvládať koordináciu takých rozmanitých aktivít, ktoré okolo mňa letia?“ Okrem manažérskych poučiek o delegovaní a ľuďoch šikovnejších ako vy, dôvere, etike v podnikaní, treťom sektore a voľnočasových aktivitách prichádza reč zväčša aj na dáta.

Pri delegovaní dosahovania cieľov cez niekoľko úrovní je možné uviaznuť v množstve slepých uličiek a dopracovať sa k neuveriteľným byrokratickým štruktúram a pravidlám. Na druhej strane nové prístupy v riadení a technológie umožňujú dosiahnuť nezanedbateľné zjednodušenia a úsporu celých horizontál v manažérskych štruktúrach.

Data Driven Decision Making

Tému metodík riadenia v našich organizáciách nechám svojim kolegom, ale technológie podporujúce moderné riadenie by som rád opísal v niekoľkých nasledujúcich blogoch. Začnem dátami v živote manažmentu. Manažérky a manažéri sú skupina, ktorá v procesoch rozhodovania potrebuje presné informácie prezentované v rôznej podobe a kontexte. Na ich základe je možné realizovať riadenie v štýle Data Driven Decision Making.

U  našich klientov, ale aj v našich spoločnostiach dochádza k novej vlne digitalizácie, ktorá so sebou prináša jeden zaujímavý sprievodný jav pri implementovaných procesoch. Ak je proces dobre implementovaný, neprodukuje ako svoj výstup žiaden „word, excel, či mail“. Pravdaže notifikácie, či statické reporty môžu vznikať, ale nie je to primárny výstup. Jednotlivé procesy riadenia a prevádzky organizácií prebiehajú v množstve systémov, ale dôležité informácie pre celok tvoria dátový ekosystém organizácie alebo skupiny kooperujúcich organizácií.

Paradoxne, skutočná príležitosť nie je o technológiách, tie sú len podmienkou pre automatizáciu a urýchlenie celého procesu. Príležitosť je primárne v hlbšom pochopení vlastného pracovného priestoru a v možnosti rozhodovať sa na základe omnoho väčšej množiny informácií. Tie je možné efektívne pochopiť len na základe poznania svojho priestoru.

Historicky máme na trhu už roky Business Inteligence (BI) riešenia, ktoré po úspešnej implementácii dokážu poskytnúť manažérom dôležité informácie a kontexty. Na druhej strane máme skúsenosti z množstva projektov, že tento priestor bol pomerne ťažkopádny a bez silného zázemia buď u dodávateľa, alebo v internom IT nebolo možné vychádzať z rámca predpripravených reportov. Inými slovami – buď bol reporting zamrznutný v nejakej podobe a nereflektoval priebežné požiadavky, alebo bol drahý.

Osobne som vždy pracoval s niekoľkými manažérskymi reportami, ale ak ma zaujímali podrobnosti alebo kontexty iných dát, musel som použiť klasický Excel a pracovať väčšinou s neaktuálnymi dátami.

Prečo Tableau

Zásadná zmena prišla do môjho života asi pred dvoma rokmi, keď sme sa rozhodli pre platformu Tableau. Táto platforma priniesla neuveriteľný progres a komfort pri práci s dátami. Rola manažéra sa mení z konzumera hotových reportov na bádateľa súvislostí vo vlastnej firme v priebehu pár dní. Viacero klientov bez IT vzdelania prejavuje nadšenie nad svojím bádateľstvom vo vlastnom dátovom priestore.

Vývoj technológií prebieha zväčša v určitých predvídateľných cykloch. Rýchle zmeny v potrebách používateľov vytvárajú dopyt v prvých fázach u veľkých zákazníkov a často ich reflektuje aj základný výskum. V tejto fáze napĺňania potreby ide o obrovské investície a riešenia prichádzajú v drahých, na mieru vytvorených riešeniach. Väčšina z nich je odsúdená na zabudnutie. Niektoré z riešení sa menia na prvé produkty a tieto používa iná skupina tzv. trend-setters, niekto, kto je ochotný zaplatiť relatívne veľa za riešenia, ktoré sa s veľkou pravdepodobnosťou stanú základom budúcich masových produktov. Po prevalcovaní trhu veľkými značkami, zväčša po prvých rokoch prichádza priestor na inovácie a refaktoring dobrých nápadov. To sa stalo aj vo svete BI a Tableau je produktom tejto kategórie. https://www.tableau.com/reports/gartner. Tieto prieniky nových produktov sú poväčšine po úspešnom nábehu na trh „zastavené“ a akvizované veľkými hráčmi (v tomto prípade bol dravec Salesforce).

Keď sa vrátim k predstave situácie, v ktorej sme sa s kolegami nachádzali pred pár rokmi, som veľmi rád, že sme sa vybrali cestou zavedenia Manažérskeho informačného systému.

Na začiatku sa informácie nachádzali v množstve aplikácií, ktoré boli minimálne prepojené. Stretávali sa len v exceli po dlhej mailovej konsolidácii a my sme sa rozhodovali vyslovene naslepo. Dátovo sme žili doslova v minulosti uzavretej účtovnými dátami za ukončené mesiace, informáciami o odrobenej práci v Jira a v exceloch sme sa snažili interpretovať odhady budúcnosti a riadili sme firmu podľa stavu na bankových účtoch.

Jadro Manažérskeho informačného systému dnes tvorí z používateľského pohľadu práve Tableau. Manažment využíva cloud prezentačnú vrstvu Tableau Online, kde sú k dispozícii všetky dôležité reporty cez web prehliadač alebo cez mobilnú aplikáciu pre telefóny, ale hlavne tablety.

Niekoľko ľudí z firmy modeluje nad dátovými kockami svoje analýzy v reálnom čase pomocou Tableau Desktop. Využívame zdieľané dátové zdroje, v ktorých máme prepojené dáta z obchodu, finančného oddelenia, aktuálneho stavu projektov a alokovaných zdrojov na projektoch, vykázanom čase zamestnancov na jednotlivých projektoch a úlohách až po informácie z bánk a od zákazníkov.

Pohľad do budúcnosti

V súčasnosti vidíme bilancie každého projektu v minulosti aj v budúcnosti. Pri slove budúcnosť by som sa pristavil.

Vzhľadom na množstvo projektov, ktoré sme realizovali spolu s našimi zákazníkmi môžem otvorene tvrdiť, že systematická informácia o budúcnosti nie je vôbec štandard, ktorý by mali manažmenty našich klientov k dispozícii. Je relatívne dlhá cesta od rozhodnutia podchytiť systematicky budúcnosť po jeho naplnenie. Ide cez pokrytie „bielych nedigitalizovaných procesov“ a zabezpečenie konsolidácie nových dát s ostatkom dátového priestoru organizácie až po vizualizáciu dát v BI.

V našom prípade  je budúcnosť reprezentovaná finančnými informáciami v podobe budúcich výnosov a nákladov, obchodnými príležitosťami a informáciami o plánovaných zdrojoch na projektoch. Tieto informácie úplne chýbali. Museli sme zaviesť procesy, v rámci ktorých evidujeme všetky plánované náklady aj výnosy. Obchodný proces sme podporili procesom v JIRA, v ktorom dnes evidujeme všetky aktivity obchodných oddelení a plánované zdroje na projekty evidujeme v nástrojoch nášho Islandského partnera https://www.tempo.io/. K tejto konfigurácii sme dospeli po rokoch hľadania, ale výsledok je skvelý. Dnes ho využívajú aj naši zákazníci. Až mix týchto dát nám vie dať pri konkrétnej pravdepodobnosti odhady obratov, EBITDA, Cash Flow, či utlizácie teamov v budúcnosti. Zdieľané dátové kocky je možné analyzovať pomocou Tableau Desktop v takmer reálnom čase a umožňuje hľadať odpovede na vznikajúce otázky.

Vizualizácia dát

Ďalší rozmer, ktorý mnohokrát pomáha, je vizualizácia dát. Väčšina reportov je o tabuľkách, ale mnohé kontexty sú oveľa zrejmejšie v grafickom kontexte. Niektoré trendy vo vizuálnych reportoch ľudské oko rozpozná okamžite, pritom na úrovni vyhodnocovania tabuliek či bežných algoritmov by boli neviditeľné.

Jedna zo silných stánok Tableau je celosvetová komunita okolo projektu https://public.tableau.com/ kde sa voľne publikujú stovky vizualizácií, infografík a reportov denne. Všetky sú dostupné aj v zdrojovej forme a je možné inšpirovať sa. Nie ste sami, Tableau komunita je silná aj na Stackoverflow a Githube.  Ak by ste sa chceli dozvedieť fakty, napr. o epizódach vs. postavách STAR WARS v čase, odporúčam ako príklad https://public.tableau.com/profile/varunvarma87#!/vizhome/Starwarsscreentime/StarwarsScreentime a následne sa dá stratiť vo svete inšpirácií okolo.

Ak sa chcete podeliť s okolím o vaše otvorené dátové analýzy, je možné publikovať svoje výstupy cez Tableau Public platformu. Pre tvorbu verejne publikovaných výstupov je možné použiť free verziu Tableau public https://public.tableau.com/en-us/s/download.

Záver

Pre mňa je Tableau portfólio platforma, na ktorú som dlho čakal. V kombinácii s ETL nástrojmi ako Pentaho, Talend a matematickou podporou Machine Learning Apache Spark je to pre mňa chýbajúci dielik do skladačky, ktorý som našiel. Je to nástroj umožňujúci vidieť a pochopiť dáta pri riešení svojich úloh. Je to samoobslužný BI nástroj použiteľný vo firemnom prostredí množstva dátových zdrojov, ale je vhodný aj ako doplnok k bežným kancelárskym nástrojom. Dokáže pracovať s dátami zo škálovaných big data zdrojov, databáz, súborov, Google sheets až po externé dátové zdroje ako OpenData endpointy či zdroje ako https://data.world/.

YOU CAN STILL BE IN MARRIAGE WITH Excel, BUT TABLEAU IS YOUR LOVER

Gabriel Lachmann