Súčasná doba je veľmi turbulentná. Koľko pozícií, alebo dokonca zamestnávateľov ste vystriedali za posledných 10 rokov? Odvážite sa odhadnúť počet projektov alebo produktov, na ktorých ste pracovali? S koľkými tímami ste spolupracovali?

S každou podobnou zmenou prichádza príležitosť nastaviť pravidlá, procesy či nové nástroje.

Keby som práve nastúpil na pozíciu product ownera…

…zaujímali by ma tieto otázky:

• Ako by som mal stráviť prvý týždeň?
• Ako najefektívnejšie využiť čas?
• S kým a čím sa mám zoznámiť, čo nastaviť?

Primárne budeme hovoriť o produktoch, ktoré maximalizujú podporu pre činnosti vlastníka produktu. Ale!

Čo je dôležité v prvých dňoch a týždňoch v novej pozícii neopomenúť?

1. Poznať platformu a architektúru
2. Poznať produktový tím, poznať kľúčových stakeholderov.
3. Budovať vzťahy s vývojármi a dizajnérmi. Pozvite vývojárov a dizajnérov na obed, alebo po práci na pivo a šípky. Možno sa tak dozviete viac o histórii produktu ako z akejkoľvek dokumentácie.
4. Zistiť, kto je váš zákazník, čo sa im na produkte páči a čo im na ňom vadí.
5. Získať všetky dostupné údaje a vyhodnotiť ich.

Keď hovoríme o zákazníkoch v bode 4, nemyslím tým len tých súčasných. Vidíme to len u veľmi malého percenta vlastníkov produktov, ktorí aj s časovým odstupom oslovujú bývalých užívateľov. Tých, ktorí sa rozhodli pre alternatívu. Teraz už môžu zhodnotiť svoje rozhodnutie zmeniť produkt. Vysvetliť, čo ich motivovalo k zmene a či mala pozitívny alebo negatívny výsledok. Spätná väzba nespokojného alebo dokonca strateného užívateľa môže byť niekoľkonásobne prospešnejšia ako pochlebovanie lojálnych užívateľov.

Kto je vlastník produktu

Ako opísať vlastníka produktu? Aké sú jeho kľúčové zodpovednosti?

UPOZORNENIE: Nezamieňajte si vlastníka produktu s manažérom produktu (ktorý definuje víziu produktu, rieši marketing, ROI…). Bohužiaľ, často sa role vlastníka produktu/manažéra produktu spájajú a vystupuje v nich jedna osoba.

Vlastník produktu (product owner) je zodpovedný za maximalizáciu hodnoty produktu, ktorý je vytváraný vývojovým tímom. Či je produkt dodávaný pomocou agilnej metodiky, alebo vodopádom, závisí od konkrétnej organizácie. Za správu produktového backlogu je zodpovedný práve vlastník produktu ý.

Definícií nájdete veľké množstvo.. Niektoré sa budú zhodovať, inémierne líšiť. Keby boli ich autori konkrétnejší, mohli by napísať, že vlastník produktu nutne vykonáva nasledujúce činnosti:

1. Spravuje backlog,
2. priorizuje features,
3. sleduje pokrok prác,
4. spolupracuje s produktovým tímom, ktorého je súčasťou (s dizajnérmi, vývojármi, testermi…),
5. získava spätnú väzbu od klienta.

Platformy a produkty podporujúce správu produktu

Ako vybrať nástroj, ktorý by podporil vyššie uvedené činnosti? Jeden iste nebude stačiť, to môžete rovno vylúčiť. Potrebujeme totiž podporiť hneď sedem fáz správy produktu (každý má iný počet fáz, ale v EEA sa držíme tejto pomerne zrozumiteľnej cesty):

1. Nápad (idea)
2. Špecifikácia
3. Roadmapa (plán)
4. Stanovenie priorít
5. Dodanie (realizácia)
6. Vyhodnotenie (analýzy)
7. Spätná väzba

Nástroje, ktoré bude vlastník produktu využívať, nebudú slúžiť len jemu. Bude ich prepájať s klientmi (užívateľmi), ale aj so spolupracovníkmi.

Aké platformy/produkty odporúčame?

Idea management

Zbierame nápady od používateľov, tímu, alebo prichádzame s nimi sami, na základe spätnej väzby, noviniek konkurencie. Znie to jednoducho, ale naraz tu máme rad úloh, kde niekto musí mať možnosť nápady vytvárať, niekto pre ne napríklad len hlasovať, vyjadrovať sa k nim. Obsah navyše nechceme zdieľať úplne verejne.

Centrálnym nástrojom pre zbieranie námetov a prácu s nimi na 100 % pokrýva Jira Product Discovery. Ponúka presne to, čo popisujeme v prvom odseku.

Koľko to bude stáť? Pointa fakturácie spočíva v tom, že platíte iba za „creators“, ktorí majú plnohodnotný prístup s možnosťou zakladať a spravovať produkt. Zvyčajne tak licenciu využíva len skupina vlastníkov produktov, prípadne vybraní zástupcovia produktového tímu. Vaši vybraní zákazníci, od ktorých chcete zbierať návrhy, žiadne licencie nečerpajú.

Jira Product Discovery však slúži nielen na zbieranie a diskusie o návrhoch, ale aj na komunikáciu roadmaps.

Nástroj logicky disponuje integráciou s produktmi Atlassian Cloud: Jira Software, Jira Work Management, Jira Service Management a Confluence. Jednotlivé nápady tak ľahko prepojíte napríklad s epikami v Jira. Alebo sa námet odkazuje na podrobnejší popis vo forme stránky v Confluence.

Issue tracking a task management

Produktová roadmapa v Jira Product Discovery síce obsahuje nápady, ich detaily aj s predpokladanou verziou, v ktorej majú vyjsť, ale úlohy pre produktový tím budú oveľa podrobnejšie.

Niet pochýb o tom, že najvhodnejším nástrojom bude Jira Software. Tá pomôže tímu rozložiť komplexné funkcionality na stories, ktoré je ľahšie popísať, odhadnúť, prioritizovať, zoradiť v backlogu a nakoniec plánovať do sprintov. Ako už zaznelo, odporúčame epics, prípadne aj stories prepojiť s nápadmi v Jira Product Discovery.

Aby mal aj produktový tím jasný a dostatočne podrobný plán, odporúčam využiť funkcionalitu „Plans“ v Jira Software Premium, ktorá umožní vytvárať produktové plány vrátane ich scenárov. Veľmi silnou stránkou funkcionality je skutočnosť, že úpravy plánu sa ihneď neprepisujú do Jira issues a neustále neoznamujú používateľov.

Všetky úpravy, vrátane vytvorenia nových úloh, je možné publikovať do Jira hromadne a pri tom napríklad aj vypnúť odchádzajúce notifikácie o vykonaných zmenách. Konkrétny plán je možné zdieľať len vybraným používateľom a skupinám. Prípadne ho exportovať do .png s možnosťou nastavenia zobrazenia mierky časovej osi a radu ďalších parametrov. Plán určite nie je ničím statickým, preto všetky zmeny, ktoré prejdú issues v Jira, sa ihneď prenesú do plánu.

Zložitosť niektorých riešení vyžaduje vytvorenie závislostí medzi úlohami. Ich vizualizáciu ponúkajú aj plány.

Dokumentácia, databáza znalostí, nástroj pre brainstorming

Confluence bude pre vlastníka produktu centrálnym úložiskom pre špecifikácie požiadaviek, technickú dokumentáciu aj samotné produktové priestory, kde tím nájde všetky kľúčové informácie aj odkazy.

Rovnako ako Jira Product Discovery, aj Cloud Confluence ponúka užívateľský prístup, ktorý nie je spoplatnený. Na jedného licencovaného užívateľa môžete založiť až 5 hostí, ktorí majú obmedzenejšie práva a majú prístupmaximálne do jedného priestoru Confluence. Ale pre spoluprácu s kľúčovými užívateľmi alebo partnermi je tento prístup zvyčajne úplne postačujúci.

Tvorba obsahu stránok v Confluence podporuje všetko, na čo si len spomeniete (formáty, vkladanie obrázkov, galérií, tabuliek, kódu, pripájanie odkazov, nahrávanie súborov, zmeny rozloženia stránky a ďalšie).

Vrelo odporúčame využívať šablóny/templates. Ide o spôsob tvorby obsahu, pri ktorom miesto tvorby prázdnej stránky, má stránka preddefinovaný obsah, alebo len štruktúru, ktorú užívateľ dopĺňa. Môže sa pri tom riadiť aj inštrukciami, ktoré často šablóny obsahujú. Šablóny možno využiť predvolené, alebo vytvoriť vlastné.

Najväčšou novinkou roku 2023 v Confluence sú nepochybne whiteboards, ktoré sú v skratke digitálnym prostredím na vizualizáciu nápadov a problémov, ktoré je potrebné riešiť. Whiteboards v Confluence sú naozajstným prínosom. Skutočne sa stali priestorom pre brainstorming v Confluence. Whiteboards nebudú len príjemnými obrázkami, premenia nápady na akcie. Zjednodušujú transformáciu nápadov na úlohy v Jira.

Podporujú:

• Tvorbu problémov v Jira – objekty na whiteboardemôžu reprezentovať skutočné problémy v Jira,
• Úpravu problémov v Jira – akcie s objektom reprezentujúcim úlohu v Jira na whiteboardeznamenajú aktualizáciu problému v Jira,
• 
• Štruktúrované stránky – text a tabuľky v obsahu stránok sú teraz v Confluence dopĺňané rôznymi diagramami a myšlienkovými mapami.

Koordinácia s netechnickými stakeholdermi

Product owner musí komunikovať s mnohými osobami, ktoré majú k produktu čo povedať, aj keď nie sú vývojármi alebo používateľmi. Obvykle to budú zainteresovaní stakeholderi, ktorí sú často zastúpení netechnickými oddeleniami vašej spoločnosti.

Z ich väzieb na produkt pramení rad úloh, ktoré je potrebné niekde evidovať a v reálnom čase sledovať. Projekty v Jira Work Management sú ideálnym miestom pre tieto úlohy, ktorých závislosti ich spájajú s produktovým priestorom v Confluence, softvérovým projektom v Jira alebo konkrétnymi nápadmi v Jira Product Discovery.

Pri mnohých implementáciách nástrojov od spoločnosti Atlassian, alebo pri optimalizácii procesov sa v praxi ako konzultanti stretávame so situáciou, keď netechnické role s neochotou akceptujú skutočnosť, že nebudú disponovať licenciou Jira Software. Aký je dôvod?

Mylne sa obávajú, že Jira Work Management im neposkytne dostatočný komfort ako Jira Software. „Boja sa“, že prídu o agilné tabule. V projektoch so Software to je pravda. Ale! Jira Work Management projekty už nejaký čas ponúkajú kanban boardy. Nie sú úplne totožné ako tie v Jira Software, avšak ponúkajú dostatočný priestor na vizualizáciu úloh. Menej skúsený používateľ nezaznamená rozdiely.

Prototypovanie, virtuálne stretnutia, komunikácia v reálnom čase

Nástroj na prototypovanie pravdepodobne nebude vyberať vlastník produktu, skôr to bude voľba tímu dizajnérov. Nie je nevyhnutne nutné, ani možné, aby Atlassian zahrnul všetko. A tak nie je potrebné tajiť, že jedným z najlepších nástrojov bude Figma. Moderný nástroj na dizajn pre tvorbu prototypov a wireframes. Obsahuje celý rad pomocných šablón.

Aké ďalšie nástroje bude product owner využívať? Slack, Teams? Asi nebude ideálne komunikovať s tímom cez SMS alebo WhatsApp. Ťažko budeme hľadať tímy, ktoré zdieľajú jedinú kanceláriu geograficky, takže určite budete využívať Zoom alebo podobnú službu pre online stretnutia.

Prečo tráviť čas výberom a nastavením nástrojov

Aký prospech prinesú správne pracovné nástroje produktovému vlastníkovi? Nástroje prinášajú konzistentnosť v riadení produktov. Podporujú komunikáciu vízie so všetkými kľúčovými rolami. Konzistentnosť! To znie hrozne. Pre vlastníka produktu, pre akúkoľvek rolu v organizácii je výhodné (nie samozrejmosť), ak pri bežných, opakujúcich sa činnostiach nemusí riešiť otázky „kde a ako“. Pri popisoch funkcionalít, prioritizácii backlogu, sledovaní výkonu tímu vývojárov.

Marek Vejrosta
Atlassian konzultant

Ak potrebujete pomoc od expertov so zavedením či nastavením Jira a Confluence, alebo poradiť ako ich čo najefektívnejšie využívať vo vašej firme, tak nás neváhajte kontaktovať.

Naše Atlassian riešenia