Confluence ako nástroj na podporu spolupráce tímov

Každý tím, ktorý závisí na efektívnej spolupráci a poskytovaní služieb, hľadá spôsob, ako si zjednodušiť a zjednotiť vytváranie a zdieľanie dokumentov, znalostí, vstupov a výstupov. Pre klientov, ktorí takýto nástroj hľadajú, je Confluence ideálnym riešením.

Prečo si vybrať Confluence ako nástroj pre spoluprácu v rámci tímov?

Rýchle vytváranie a správa obsahu

Obsah môžete vytvárať jednoducho On Click. Články je možné rozdeliť do štruktúr, rôznych typov obsahu a následne na ne aplikovať filtre/dashboardy, náhľady a vytvárať správy. Confluence umožňuje vytváranie šablón na mieru s preddefinovaným obsahom a formátovaním.

Pre vybrané typy dokumentov sú dostupné predpripravené funkcie viazané na typy dokumentov (znalostné bázy, blogy, zápisnice z porád, postupy, známe chyby, ako na to a podobne).

Confluence umožňuje:

• fulltextové vyhľadávanie a filtrovanie na základe parametrov alebo obsahu,,
• vytváranie značiek (labelov) a individuálne konfigurovateľných parametrov dokumentov,
• efektívne riadenie, odkazovanie, vyhľadávanie a zobrazovanie obsahu naprieč pracovnými priestormi.

Spolupráca pri tvorbe obsahu

Obsah môže upravovať viac používateľov súčasne online, prirodzene sa vytvára história verzií vrátane možnosti porovnania a detekcie rozdielov medzi nimi.

Pri revíziách a schvaľovaní obsahu dokumentov je možné využiť adresované komentáre vrátane agendy súvisiacej s ich spracovaním (komentáre, odpovede, stav vyriešenia a podobne).

Spolupráca v rámci tímov

Confluence nie je len úložiskom informácií a dokumentov, ale tiež centrálnym miestom pre riadenie tímu, zdieľanie informácií, distribúciu noviniek, ale aj formálnej dokumentácie.

Využíva sa ako komunikačný nástroj na sledovanie stavu projektov a aktivít, na riadenie dôležitých udalostí, ako centrálny rozcestník a ako úložisko vzdelávacích a prevádzkových dokumentov dostupných pre interných aj externých používateľov.

• S pomocou zabudovaného kalendára je možné sledovať aktuálne udalosti a absenciu členov tímu.
• Vďaka úlohám v rámci jednotlivých dokumentov je možné zadávať úlohy a vyhodnocovať ich plnenie.
• Cez dashboardy a správy je možné aktívne riadiť a zdieľať informácie uložené v Confluence.

S natívnou integráciou s Jira vzniká veľmi silný nástroj na riadenie, správu, realizáciu a dokumentáciu akýchkoľvek agend, procesov alebo služieb.

Pre Confluence existuje viac ako 1 000 rozšírení dostupných na Atlassian Marketplace, ktoré výrazne rozširujú funkcie a možnosti využitia Confluence (integrácia s nástrojmi tretích strán, napríklad Teams, Sharepoint, Google Drive a podobne, rozšírené formátovanie a dizajn obsahu, exporty do vybraných formátov dokumentov a mnoho ďalších).

Viac o spolupráci v Confluence sa dočítate v našich blogoch –

Ako vyťažiť maximum zo znalostnej databázy v Confluence,

Prečo je Confluence tým správnym nástrojom pre vzdialenú tímovú spoluprácu,

Lepšia spolupráca zamestnancov: Úspešný príbeh implementácie Confluence.

Dostupnosť a bezpečnosť

Confluence umožňuje riadiť prístupy až na úroveň jednotlivých dokumentov a oddeliť tak interné alebo citlivé informácie od informácií verejných.  Je dostupná vo verzii pre mobilné aplikácie alebo v rozhraní webového prehliadača a dá sa, v závislosti od interných bezpečnostných pravidiel, distribuovať aj verejnosti.

Podľa potrieb klienta je možné implementovať On-Premise (DataCenter) alebo cloud verziu Confluence.

Pre mnohých klientov je cloudová verzia prvou voľbou.  Umožňuje rýchlu a relatívne lacnú implementáciu a rýchle využitie bez nutnosti riešiť vlastnú IT infraštruktúru, a pritom rýchlo zdieľať obsah v tíme alebo aj verejne.

Jira, nástroj na riadenie a realizáciu (nielen) projektov

Confluence je vynikajúci nástroj na uchovávanie a zdieľanie informácií, umožňuje zaznamenať alebo vytvoriť akýkoľvek obsah spojený s agendou tímov. Túto agendu je však potrebné riadiť a sledovať jej realizáciu. Vzniká potreba zabezpečiť jednoznačné a správne predávanie medzi tímami a zabezpečiť úplnosť dodávky alebo výstupov.

V takom prípade sa do spoločnosti ku Confluence pridáva Jira – nástroj orientovaný na realizáciu a riadenie úloh a procesov. Procesne orientované nástroje sú veľkým pomocníkom pri digitalizácii alebo štandardizácii postupov a agendy v rámci spoločnosti. Umožňujú sledovať stavy, riadiť a štandardizovať priebeh agendy a tiež nastaviť jednoznačné a transparentné pravidlá a postupy pri ich realizácii.

V Atlassian svete si môžu naši klienti vyberať medzi cloudovými a On-Premise (DataCenter) produktmi:

• Jira Software (JSW) – produkt určený pre akúkoľvek agendu, kde je potrebné dodržiavať predpísané postupy, riadiť a mať prehľad o stave dodávok alebo realizácii, riadiť zdroje, plánovať a mať prehľad o projektoch a službách, a zabezpečiť efektívnu spoluprácu medzi všetkými účastníkmi procesu.

• • Klienti si túto možnosť vyberajú pre jej univerzálnosť a komplexný rozsah funkcií zameraných na riadenie zmien, procesov a projektov a tiež na zabezpečenie efektívnej dodávky služieb externým i interným klientom.

• • JSW je tiež prvou voľbou pre riadenie projektov, pre ktoré je pripravená sada rozšírení tak, aby pokryli kompletný rad potrieb projektových a delivery manažérov, ale aj všetkých fáz projektového riadenia:

• • • plánovanie a riadenie projektov napríklad pomocou Advance Roadmaps,

• • • sledovanie stavu projektov a ich reporting napríklad pomocou Scrum a Kanban boardov,

• • • plánovanie a riadenie ľudských zdrojov pre realizáciu napríklad pomocou rozšírenia Tempo,

• • • riadenie a plánovanie akceptačných testov napríklad pomocou rozšírenia xRay,

• • • a mnoho ďalších vrátane integrácie s nástrojmi tretích strán, napríklad pri tvorbe business-oriented reportov pre manažment, financie, architektúru alebo oddelenie ľudských zdrojov.

• Jira Service Management (JSM) – produkt, ktorý vznikol primárne na podporu riadenia, dodávky a služieb. Pôvodne bol vytvorený pre IT oblasti, v súčasnosti je však využívaný naprieč rôznymi odvetviami a obsahuje unikátne funkcie, ktoré pokrývajú široké spektrum potrieb na zabezpečenie kvalitných a úplných služieb.

• • Klientský portál určený ako jednoduché klientske rozhranie pre zadávanie požiadaviek na služby a interakciu medzi klientom a riešiteľom.

• • Konfiguračná/Asset databáza (dostupná pre verzie Data Center a Cloud Premium a Enterprise) umožňuje jednoducho a efektívne vytvoriť a spravovať úplnú databázu aktív vrátane ich prepojenia a využitia v ticketoch Jira (napríklad ICT infraštruktúra, zoznamy produktov, obsah skladov, organizačné štruktúry a podobne).

• • Podpora pre efektívnu dodávku služieb napríklad prostredníctvom SLA ticketov, tvorba širokého spektra prehľadov o stave ticketov, ich prioritách a detailoch, integrácia s Confluence ako znalostnou a self-service základňou a podobne.

• Jira Work Management (JWM) – cloudová verzia vhodná pre procesy, agendy a služby, ktoré vyžadujú komplexnú a efektívnu spoluprácu medzi tímami.

• • Táto verzia sa často volí, keď klient potrebuje mať prehľad o agende a službách a ich stave, ktorými prechádzajú viaceré tímy. Často sa kombinuje s JSW alebo JSM produktmi.

• • Ekonomicky je výhodnejšia z hľadiska ceny za jednotlivé licencie.

Confluence a Jira, nerozlučný vzťah a partnerstvo

Atlassian všetky svoje produkty integruje s cieľom čo najefektívnejšie využiť ich schopnosti v rámci jedného komplexného ekosystému.

Confluence je nástroj, ktorý môže zodpovedať otázky „kto“, „kedy“, „kde“, „ako“ a „čo“ pre akúkoľvek agendu.

Jira dokáže prostredníctvom ticketov a riadeného WF zabezpečiť, že odpovede na tieto otázky sú prakticky realizované.

• Confluence dokáže aktívne zobrazovať a aktivovať obsah Jira – vytvárať tickety, zobrazovať prehľady a reporty z Jira obsahom, logicky deliť typy agendy a dokumentov podľa projektov Jira.
• Z Jira môžu priamo, jedným kliknutím, vznikať v Confluence dokumenty založené na obsahu ticketov pomocou šablón (napríklad protokoly, články typu Known-Error, Incident Resolution alebo napríklad User Guide alebo Self-Service Guide.)
• Jira využíva obsah Confluence napríklad ako:

• • „nápovedník“ pre riešiteľov pri riešení ticketov (návody pri riešení užívateľských požiadaviek),
  • pre klientov dokáže v rámci JSM Customer Portálu zobrazovať nápovedy alebo články, ktoré im pomôžu so zadávaním požiadaviek alebo získaním informácií bez nutnosti kontaktovať riešiteľské tímy.
  • akýkoľvek článok Confluence môže byť naviazaný/pripojený do ticketu v Jira a zabezpečiť tak „jediné miesto pravdy“ pri zdieľaní podkladov alebo výstupov.

Naši klienti veľmi často začínajú s Jira ako procesným nástrojom, ktorý im uľahčí riadenie dodávok alebo zefektívni aktuálnu spoluprácu medzi riešiteľmi.

Confluence sa k Jira pridáva v okamihu, keď je potrebné túto spoluprácu alebo dodávky popísať, štandardizovať alebo vytvoriť spoločný pracovný priestor, v ktorom bude možné jednoznačne, jednoducho a transparentne zaznamenávať alebo zdieľať informácie.

Ako môžu naši klienti využiť Confluence a Jira?

Digitalizácia

• Confluence – je priestor pre základnú analýzu a popis agendy, postupov, popisu procesov, základných artefaktov, účastníkov a metodiky.
• Jira – následne slúži ako nástroj, ktorý dokáže „zabezpečiť rozhranie medzi klientom a riešiteľom“ a presúva sa do jednoduchých a riadených krokov pre agendy, ktoré sa často opakujú alebo vyžadujú riadenie, schvaľovanie alebo správnu realizáciu.

Projektový manažment

• Confluence – slúži na vytváranie a riadenie projektovej dokumentácie, riadenie a vytváranie formálnych výstupov a dokumentov (zmluvy, akceptačné protokoly, ponuky a podobne), riadenie tímov (prehľady úloh, zápisnice z porád a podobne) a zdieľanie a prenos informácií naprieč projektovým tímom a všetkými účastníkmi projektov.
• Jira – riadi časť alebo celý proces projektového riadenia na rôznych úrovniach (program, iniciatíva, projekt, sprinty, úlohy, podúlohy a podobne) vrátane reportingu a plánovania, riadenia ľudských zdrojov, rozpočtu, plnenia časového plánu, riadenia rizík a podobne.

„Zmenový manažment / Vývoj“ – Začiatok, analýza, vývoj, implementácia, prevádzka

• Confluence – v rámci Confluence vznikajú rôzne dokumenty súvisiace s vytváraním nových „produktov alebo služieb“ – popis požiadaviek, analytické dokumenty, návrhy riešení, vývojová dokumentácia, postupy a návody na implementáciu, testovacie scenáre a protokoly, užívateľské príručky, školiace materiály a prevádzková dokumentácia.
• Jira potom zabezpečuje efektívne riadenie a realizáciu jednotlivých procesov životného cyklu zmeny – schvaľovanie, realizáciu analytických aktivít, prenos riadenia subdodávok medzi odbornými tímami, plánovanie a riadenie ľudských zdrojov (plánovanie, alokácia, využitie, vykazovanie a vyhodnocovanie ich využitia) a podobne.

Podpora interných a externých zákazníkov

• Confluence – je základným zdrojom návodov a podporných dokumentov a informácií pre externých klientov (z verejného priestoru, napríklad zákazníkov e-shopu), alebo interných klientov (napríklad zamestnancov),ako postupy, normy, self-servisné dokumenty a podobne.
• Jira – rieši publikačný workflow dokumentov, alebo zobrazuje obsah Confluence napríklad na portáli zákazníka podľa vybraných typov požiadaviek alebo zobrazuje riešiteľom postupy alebo best-practice riešenia pre danú žiadosť/požiadavku.

Štandardizácia / Formalizácia

• Confluence – je často využívaná ako centrálny bod pravdy pre interné predpisy a normy, štandardizáciu a formálne popísanie vybranej oblasti v rámci spoločnosti.
• Jira – v Jira vznikajú jednoduché schvaľovacie workflow na schválenie alebo verifikáciu týchto dokumentov, alebo sa stáva miestom, kam sú jednotlivé sformalizované agendy/procesy presmerované.

Školiace a znalostné centrum

• Confluence – je využívaná ako zdroj školiacich materiálov, elektronického vzdelávania, popisov, návodov. Alebo centrálne úložisko znalostí, interných/externých článkov, napríklad pre marketing, lektorov, mentorov alebo tímy zodpovedné za prenos znalostí a skúseností.
• Jira – môže byť využitá ako redakčný systém alebo riadi stav certifikácie, objednávky školení, pridelenie úloh a vzdelávanie zamestnancov a podobne.

Systém na správu dokumentov

• Confluence – je využívaná ako úložisko dokumentov, článkov alebo rozcestník do externých nástrojov obsahujúcich riadené dokumenty. Confluence tiež slúži ako miesto na vytváranie a spoluprácu pri tvorbe dokumentov, ktoré sú potom uložené v Confluence alebo majú iný životný cyklus mimo Confluence.
• Jira – často slúži ako klient Confluence, teda využíva obsah Confluence vo svojich pracovných postupoch, alebo sú zavedené procesy na riadenie dokumentov a ich životného cyklu. Obvykle zahŕňa schvaľovanie a spoluprácu pri tvorbe dokumentov, prípadne komplexný redakčný systém, ktorý zabezpečuje fázy od návrhu obsahu až po zverejnenie dokumentu. Môže sa v nej tiež riešiť životný cyklus dokumentov, ako sú pravidelné revízie, aktualizácie, alebo riadenie archivácie dokumentov a podobne.

…a mnoho, mnoho ďalších možností podľa vašich potrieb a fantázie.

Hubert Máša
Atlassian konzultant

Ak potrebujete pomoc od expertov so zavedením či nastavením Confluence, alebo poradiť ako ju čo najefektívnejšie využiť vo vašej firme, tak nás neváhajte kontaktovať.

Naše Atlassian riešenia