Riadenie projektov v Jira? Žiadny problém! Už dávno neplatí, že Jira je „iba“ tiketovací nástroj.
V dnešnom blogu sa pozrieme na možnosti projektového manažmentu v Jira. Začneme však esenciou projektového manažmentu ako takého – čo je to teda projekt a projektový manažment?

Projekt

• je sada činností a procesov
• má za cieľ zaviesť, vytvoriť alebo zmeniť niečo konkrétne
• je jedinečný, nejedná sa o pravidelnú činnosť
• má stanovený začiatočný a konečný termín
• zohľadňuje obmedzenia vo forme času, nákladov a rôznych zdrojov

Každý projekt je jedinečný, no napriek tomu môžu mať rôzne projekty mnoho spoločného – napríklad projektové fázy, spôsob riadenia, definície procesov atď.

Projektový manažment

• je riadenie sady činností a procesov = riadenie projektov
• má za úlohu dosiahnuť všetky ciele a úlohy vyplývajúce z projektov
• optimalizuje a efektívne riadi činnosti
• je na medzinárodnej úrovni skúmaný a rozoberaný rôznymi špecializovanými organizáciami, ktoré definujú štandardy a metodiky riadenia projektov
• je možné vykonávať pomocou nástrojov a softvérov

Jedným z predstaviteľov nástrojov pre riadenie projektov je Jira.

Riadenie projektov v Jira

V závislosti od zvolenej metodiky riadenia projektov, Jira už v štandardnej konfigurácii pokrýva potreby jednoduchého projektového manažmentu. Umožňuje vytváranie a priraďovanie úloh, nastavovanie ich termínov, sledovanie ich plnenia a iné. Špecifické procesy je možné implementovať do podoby Jira workflow-ov, t.j. definujú sa možné stavy pre dané úlohy či činnosti. Viaceré projekty môžu byť následne riadené rovnakými procesmi (existujúci Jira projekt môže slúžiť ako šablóna pre nový projekt).

Prehľad úloh – stav vs. riešiteľ (Jira gadget na Jira dashboard-e), príklad Jira workflow-u.

Jira Software ponúka ako krabicové riešenie riadenie projektov agilnou metódou (Scrum, Kanban, Kanplan), keďže obsahuje nadstavbu agilných board-ov. Jedná sa prevažne o projekty týkajúce sa vývoja softvéru, no agilne možno v Jira riadiť aj projekty mimo IT sféry.

Scrum board a backlog v Jira.

Pri práci na projekte je dôležitá aj komunikácia medzi členmi projektového tímu – Jira túto úlohu zvláda na výbornú – komentovanie úloh spolu s tzv. @-mention zaručia, že každá dôležitá informácia sa dostane k správnemu zamestnancovi a nezostane zabudnutá v emailových reťaziach. Možnosť sledovať konkrétnu úlohu a dostávať tak všetky upozornenia, ktoré sa jej týkajú, je už len čerešnička na vrchu torty.

Netreba zabudnúť, že vďaka flexibilite Jira nástroja je možné mnoho vecí nakonfigurovať – rôzne atribúty/polia, stavy, prechody, automatizácie, oprávnenia a notifikácie…

V prípade potreby dokumentácie daného projektu na scénu nastúpi Confluence – samostatný (no s Jirou plne integrovateľný) wiki nástroj od Atlassianu.

Príklad možnej šablóny v Confluence a príklad Confluence priestoru, ktorý sa môže týkať jedného alebo viacerých projektov či zamestnanca.

Jira aplikácie pre projektový manažment

Samozrejme, projektový manažment nie je len o definovaní úloh a ich sledovaní. Je to komplexná téma, ktorá je vo svojej podstate poriadne prepletená celou firmou či organizáciou. Zahŕňa potreby ako schopnosť plánovania krokov a definovania míľnikov, možnosť evidencie vynaloženej práce (celkovo i po jednotlivých položkách), či podrobne plánovať a evidovať rozpočet a náklady. V stredných a väčších firmách sa nestretávame iba s projektovým manažmentom, tu už možno hovoriť aj o portfólio a program manažmente. Taktiež sa tu všetky projekty neriadia jednou a tou istou metodikou.

Na Atlassian Marketplace platforme je množstvo Jira aplikácií týkajúcich sa projektového manažmentu. Rôzne aplikácie sa navzájom môžu dopĺňať, na druhej strane môžu byť v niektorých prípadoch redundantné. V odstavcoch nižšie si v krátkosti predstavíme jedny z najpopulárnejších Jira aplikácií pre projektový manažment, ktoré používajú aj veľké známe firmy a nadnárodné organizácie (SONY, Volkswagen, EA, Disney, LG, HP, NASA, BOSCH, SIEMENS, Panasonic, Virgin, TESLA…).

Upozornenie:  niektorú funkcionalitu je možné dosiahnuť v Jira aj vytvorením nových issue typov a príslušných workflow-ov a polí, či vytvorením špecifických filtrov a dashboardov – príkladom môže byť evidencia míľnikov či rizík. Niektoré Jira aplikácie môžu danú funkcionalitu zapuzdriť a ponúkať ju ako hotové riešenie. Nie vždy je však nutné siahnuť po Jira appke, niekedy sa stačí „pohrať“ s možnosťami Jira.

BigGantt, BigPicture a BigPicture Enterprise

Častou požiadavkou pri riadení projektov metódou Waterfall je Gantt diagram. Zaužívaným hráčom v tejto oblasti je Microsoft Project. Jira aplikácia BigGantt – Gantt Chart for Jira (alebo alternatíva WBS Gantt-Chart for Jira) ponúka Gantt diagram v Jira, v podobnom štýle ako MS Project. Obrovskou výhodou je integrovanie s Jira, t.j. úlohy naplánované v Gantt-e je možné priradiť konkrétnym zamestnancom. Následne je možné generovať rôzne reporty zobrazujúce stav plnenia identifikovaných úloh. Samozrejmosťou sú aj funkcie ako výpočet kritickej cesty, zapamätanie si tzv. baseline či vytvorenie závislostí medzi úlohami.

BigGantt Gantt diagram v Jira. Všimnite si, že v ľavej sekcii je zobrazená tzv. WBS (Work Breakdown Structure) a v pravej samotný Gantt diagram.

BigGantt (tiež WBS Gantt) pokrýva aj zjednodušený manažment ľudských zdrojov – pre manažéra poskytuje dôležitý pohľad na kapacitu a alokáciu členov jeho projektového tímu.

BigGantt Resources pohľad.

Jira aplikácia BigPicture – Project Management & PPM v porovnaní s BigGantt appkou obsahuje ďalšie moduly, nielen Gantt diagram (+ďalšie iné možnosti). Umožňuje napríklad zobraziť identifikované riziká v matici – Risk Matrix.

Risk Matrix v BigPicture.

V neposlednom rade, v prípade riadenia projektov agilným spôsobom, BigPicture ponúka ďalšie dva pohľady – Board a Roadmap.

Board modul v stĺpcoch zobrazuje šprinty a na riadkoch zobrazuje jednotlivé tímy, ktoré spolupracujú na riešení. V bunke sú zobrazené všetky Jira úlohy, ktoré sú naplánované v danom šprinte pre daný tím. Board navyše obsahuje dva backlogy – jeden pre úlohy, ktoré nie sú naplánované do žiadneho šprintu a jeden pre úlohy naplánované do šprintu, ale nepriradené žiadnemu tímu. Tento board pokrýva aj potreby tzv. Program Boardu počas PI Planningu v prípade riadenia projektov metodológiou SAFe (Scaled Agile Framework). Pre úplnosť informácií dodávame, že SAFe je podporovaný v BigPicture Enterprise (nadstavba nad BigPicture). Štandardný BigPicture obsahuje Board pohľad, avšak jedna kadencia (iterácia riešenia) obsiahne iba jeden šprint. BigPicture Enterprise umožňuje v jednej kadencii obsiahnuť viacero rôznych šprintov, čo sa vyžaduje v prípade veľkých riešení, na ktorých spolupracuje väčšie množstvo tímov.

BigPicture Enterprise – Board modul. Stĺpce resp. kadencie zodpovedajú šprintom, riadky jednotlivým tímom. V bunkách sa nachádzajú úlohy patriace do daného šprintu a tímu. Zelené a červené čiary znázorňujú závislosti medzi úlohami – odzrkadľujú Jira issue linky.

Roadmap modul umožňuje manažovať ciele programového inkrementu – tento modul pokrýva potreby metodológie SAFe. V porovnaní s Board modulom sa tento modul zameriava na plánovanie na vyššej úrovni (nie teda na konkrétne úlohy) – čo sa plánuje v ktorom programovom inkremente (nerieši sa ako sa to má dosiahnuť), je to vlastne analógia k cieľom šprintu.

BigPicture Enterprise – Roadmap modul. Každý stĺpec je jeden programový inkrement. V rámci programového inkrementu sú definované ciele (objectives).

Tempo Timesheets, Tempo Budgets a Tempo Planner

Každá aplikácia z tejto trojice sa orientuje na inú časť (nielen) projektového manažmentu, no spolupracujú za účelom maximálnej transparentnosti a efektivity v riadení projektov (portfólia projektov či programov). V prípade použitia všetkých troch aplikácií dostanete kompletné riešenie spolupráce zamestnancov, plánovania (nielen) ľudských zdrojov, riadenia projektových rozpočtov a výkazníctva. Základným elementom, ktorý je zdieľaný všetkými tromi aplikáciami je Tempo Team. Tempo tím obsahuje členov, ktorí môžu mať priradenú rôznu rolu, hodinovú sadzbu, pracovný čas či rozvrh pracovných dní a sviatkov. Zaujímavosťou je, že Tempo tím (názov, členovia, pracovný čas…) je možné importovať/synchronizovať aj do BigPicture Enterprise, t.j. tieto aplikácie sa dokážu dopĺňať  v určitých ohľadoch.

Tempo Timesheets je primárne určený na získanie podrobného prehľadu výkazov zamestnancov. Zjednodušuje logovanie časov pre zamestnancov a kontrolu pre nadriadených. Samozrejmosťou je zaručenie spoľahlivých dát pre reporting, účtovníctvo a generovanie faktúr klientom či zákazníkom. Tempo Timesheets poskytuje pohľady z rôznych úrovní – od najpodrobnejších (kto, koľko, kedy a za akých okolností vykázal čas na akú úlohu, na aké nákladové stredisko, v ktorom projekte…) až po sumárne (koľko práce bolo vykázanej na projekt či nákladové stredisko, akým tímom).

Pohľad pre tímového lídra – vidí kedy a koľko času vykázal člen jeho tímu na ktorú úlohu.

Pohľad zamestnanca na svoj týždeň – v ktorý deň má koľko práce naplánovanej na akú úlohu a koľko času vykázal.

Pohľad na nákladové stredisko – koľko času bolo vykázané človekom v tímovej role + prerátanie na základe sadzby – podklad pre fakturáciu.

Analýza vykázanej práce daného tímu – koľko času možno fakturovať, koľko času sa ráta do operačných nákladov.

Tempo Budgets umožňuje kontrolovať a plánovať projektové náklady, príjmy a teda aj profit. Taktiež umožňuje riadenie zdrojov. Ako už z názvu vyplýva, cieľom je plánovanie a evidencia rozpočtov (budgets) pre projekty. Projekty je možné hierarchicky usporiadať do portfólia či programu. Týmto spôsobom sa dá sledovať rozpočet aj na najvyššej úrovni. Tempo Budgets ako jediná Jira aplikácia umožňuje aplikovanie praktík analýzy dosiahnutia hodnoty EVM (Earned Value Managmenet).

Pohľad na časový harmonogram troch projektov v danom programe.

Základný prehľad „zdravia“ projektu v Tempo Budgets.

Pohľad na projektový tím – aj s hodinovými sadzbami, ktoré sa pretavia do nákladov projektu na základe vykázania daného zamestnanca na úlohy.

Plánovanie práce na danom projekte v Tempo Budgets.

Evidencia plánovaných a skutočných nákladov – CAPEX, OPEX a aj FINEX. Náklady je možné aj automaticky opakovať (napr. mesačný prenájom serverov a pod.) a aj importovať z CSV súborov.

Tempo Budgets ponúka množstvo reportov, jedným z nich je report zobrazujúci rozdiel medzi plánovanými a skutočnými hodnotami nákladov (prípadne príjmov). Ďalší, napríklad, zobrazuje výstup hodnôt z EVM.

Tempo Planner rozširuje možnosti plánovania ľudských zdrojov aplikácie Tempo Budgets. Dokáže však fungovať aj samostatne. Orientuje sa na priamy a jednoduchý manažment tímov / ľudských zdrojov – umožňuje rýchlo identifikovať dostupných členov tímu, ktorí nie sú plne alokovaní, prípadne preplánovaných a dlhodobo preťažených jednotlivcov.

Dva rôzne pohľady na plánovanie tímu testerov v jednom a tom istom týždni.

Portfolio for Jira

Jira aplikácia Portfolio for Jira je priamo od Atlassianu. O tejto Jira aplikácii si povieme bližšie v niektorom z nasledovných blogov.

Spoiler Alert

PS: Tešíme sa na novinku z Atlassian sveta – Jira Align – tento produkt bol známy pod názvom AgileCraft, v marci 2019 Atlassian oznámil jeho kúpu na blogu.

AgileCraft je označený ako líder v oblasti Enterprise Agile plánovacích nástrojov (Gartner Magic Quadrant 04/2019). Orientuje sa na škálovanie Agile – od tímovej úrovne vyššie.

V dohľadnej dobe vám prinesieme ďalšie informácie o tomto produkte.

Samuel Titka

Atlassian konzultant

Naše Atlassian riešenia

Ak Vás téma zaujala, pozrite si video na tému Scrum, Kanban a Agile reporty, kde sa dozviete ako metódy fungujú.