Rok 2020 je zcela jistě pro celou naši planetu zlomový. Nejdůležitější, velké i ty malé ekonomiky, které dosud více či méně úspěšně supěly vpřed a vzhůru, najednou musely zpomalit. Aktuální situace mimo jiné způsobila, že firmy, jejichž pracoviště dřív vypadaly jako pulzující mraveniště, musely kanceláře opustit, a její zaměstnanci v současnosti pracují z domu. Tato nová skutečnost vyžaduje i nové schopnosti a také používání nových nástrojů a aplikací. Mezi těmi, které jsou mnohaletou praxí vyzkoušené a ověřené, najdeme i značku Atlassian.

Naše společnost BOOTIQ EEA dlouhodobě funguje s pomocí nástrojů Atlassian, takže přechod na home office byl hladký a bezproblémový. Díky našim zkušenostem můžeme pracovat otevřeně, sdílet informace, vědomosti a udržovat týmového ducha i v této době. 

Společně s růstem významu práce z domova, bez níž by se spousta společností položila, narostl i počet článků s tipy, jak zvládnout home office. Náš článek bude trochu jiný, vyjdeme v něm z našich patnáctiletých zkušeností s nástroji Atlassian Jira a Confluence. Názorně ukážeme, jak přispívají k efektivitě a produktivitě v průběhu týmové práce na dálku.

S jejich pomocí lze na dálku řídit konkrétní aktivity – obchodní, projektové, finanční, provozní atp. Uplatnění najdou nejen v řízení jednotlivých týmů v rámci společnosti, ale díky nim může z různých koutů světa fungovat celá firma. 

Sdílení informací a znalostí

Rychlý přístup každého člena týmu k informacím a pracovním novinkám je jednou z nejdůležitějších věcí při práci. Všechno musí být lehce dohledatelné, přehledně uspořádané a samozřejmě snadno aktualizovatelné. 

Atlassian nástroj Confluence všechny tyto požadavky skvěle plní. Jde v podstatě o virtuální kancelář, na jejíž home page se všichni mohou potkat. Vidíte, co kdo dělá, můžete do práce zapojit další kolegy a zároveň je to centrální úložiště všech potřebných dokumentů. 

Jednotlivé dokumenty (Confluence stránky) můžete seskupovat podle potřeby, uspořádávat podle žádané hiearchie, prohlížet, komentovat, sdílet, uchovávat i porovnávat s předešlými verzemi. Jako přílohy sem můžete také nahrávat různé typy souborů, takže částečně nahrazuje DMS nástroj.

Co je opravdovou vychytávkou, která pomáhá produktivní spolupráci, je možnost zasahování do jednoho dokumentu více členy týmu v reálném čase. Všichni zainteresovaní mohou v jednu chvíli tvořit obsah, vpisovat požadavky, zápisy, rozhodnutí atp. Uživatel vidí kurzor a změny svých kolegů okamžitě (viz. obrázek). 

Jak efektivně sledovat projekt

Je jedno, jestli výsledným produktem bude nový software, marketingový produkt, nasazení nového výrobního procesu či něco podobného – vznik čehokoliv komplexního vyžaduje “rozbití” práce na dílčí části. 

Aby tým efektivně šlapal, je potřeba centrální místo, ve kterém se budou jednotlivé úkoly registrovat, přiřazovat a sledovat. Nástroj Jira je určený přesně pro tyto účely, konkrétně pak Jira projekt. Jeho služby ocení projektový manažer (či jiný člen týmu pověřený řízením projektu).

Jira umožňuje vytvářet a popisovat různé úlohy, které lze následně přiřadit konkrétním pracovníkům. Díky tomu cítí každý člen týmu odpovědnost za přidělený úkol a řídící projektu má současně přehled o tom, kdo na jakém úkolu právě pracuje. 

Každý úkol má možnost zaznačení data, do kterého je potřeba jej splnit. Kdokoliv si tak snadno může vytvořit pořadí priorit a projektový manažer má přehled o tom, které úkoly mají případné zpoždění, a včas mohou reagovat. Jira také umožňuje evidovat stav každého úkolu, čehož projektoví manažeři využívají především při pravidelném vyhodnocování celkového stavu plnění úkolů.

Projektovým manažerům tak s pomocí nástroje Jira odpadá zdlouhavá a demotivující práce se zjišťováním stavu úkolů po jednotlivých členech týmů. Nemusí se pídit, na čem vlastně kdo teď pracuje, a co je třeba urgovat. Tyto funkce jsou při řízení týmu na dálku klíčové a jejich zanedbání by bylo kritické pro celý projekt. 

Všechny tyto funkce jsou jen špičkou ledovce, Jira je velmi flexibilní a všestranný nástroj zahrnující velké množství funkcí. Navíc jej lze snadno rozšířit doplňkovými moduly z ekosystému vybudovaného a podporovaného Atlassianem.

Bez účelné komunikace jste nahraní

Adresná a efektivní komunikace je alfou a omegou jakékoliv týmové spolupráce. A v případě omezených možností home office je efektivita této komunikace zvýrazněna. 

Samotná diskuze nad problémem často nestačí. Stejně důležité je debatu zaznamenat, analyzovat a případně pozměnit rozhodnutí. U e-mailové komunikace se často stává, že se “řetěz” přetrhne, něco se ztratí, větvení znepřehlední diskuzi a někdy do komunikace ani nejsou zahrnutí všichni relevantní zaměstnanci.

S pomocí nástrojů Jira a Confluence snadno udržíte transparentní a dohledatelnou komunikaci týkající se úkolů či dokumentů. Umožňují přidávat komentáře pod jednotlivé Jira úkoly a Confluence stránky. Confluence jde ještě dál, když umožňuje evidovat inline komentáře odkazující na vyznačené části textu v dokumentu.

Komunikace formou komentářů přispívá k produktivní spolupráci, i když jsou jednotliví členové týmu usazení ve svých domovech. Společně mohou řešit úkoly či tvořit sdílené dokumenty. 

Na své si přijdou i fanoušci chatovacích nástrojů. Platforma Atlassian Marketplace nabízí několik konektorů pro integraci různých chatů s Jira a Confluence. Často se využívá například Slack.

Precizní koordinace ve virtuálním prostoru

Dobře zkoordinovat větší tým lidí je výzva. V případě, kdy jsou navíc všichni v režimu home office, jde o tuplovanou zátěž s nutnostní přesného vedení. 

Možným řešením je rozšíření nástroje Confluence pojmenované Team Calendars. Tato aplikace umožňuje týmům zobrazit naplánované události z různých kalendářů na jednom místě.

Tým má tak přehled, kdy má kdo naplánovanou dovolenou, kdy má vyjít nová verze produktu, který den je potřeba dodat identifikovanou práci sledovanou v Jira nebo kdy je firemní večírek či školení. 

Jestli byste rádi na vyšší rychlost přeřadili i ve vašem týmu, poradíme vám. Kontaktujte nás.

Ak Vás téma zaujala, pozrite si video na tému Atlassian Jira a produkty Atlassian, kde sa dozviete o produktoch viac.